Un procedimiento estándar de mantenimiento que el técnico de verdad usa

Dos técnicos cambian el mismo sello mecánico, en la misma bomba, de maneras distintas. Uno de los dos va a generar retrabajo. El procedimiento estándar (POE, o SOP en inglés) existe para que el trabajo salga bien sin importar quién esté de turno, el horario o el apuro.

El problema es que muchos procedimientos se escriben para la auditoría, no para el técnico: diez páginas, lenguaje de norma, guardados en una carpeta que nadie abre. Un procedimiento que no se usa no cambia nada. Este artículo trata de cómo escribir uno que sí se use.

Qué debe tener el procedimiento

1. Tarea y equipo: qué es, en qué activo o familia de activos.
2. Cuándo usarlo: frecuencia o situación ("al cambiar el sello", "cada 2.000 h").
3. Riesgos y bloqueo: qué energías aislar (eléctrica, neumática, hidráulica, térmica), dónde aplicar el bloqueo y etiquetado, cómo comprobar la ausencia de energía. Sigue las reglas de seguridad eléctrica y de seguridad en máquinas que se aplican en tu país y en tu empresa; el procedimiento indica cuáles valen para la tarea.
4. EPP.
5. Herramientas, repuestos y materiales: con código, para separarlos antes de salir. Evita la segunda ida al almacén.
6. Pasos numerados: en orden, con los valores (torque, holgura, presión, temperatura).
7. Criterio de terminado: la prueba que dice que el trabajo terminó.
8. Qué registrar en la OT: medidas, repuestos cambiados, lo que se encontró.

Cómo escribir el paso

• Un paso, una acción. "Afloja los 4 tornillos de la tapa" en lugar de "retira la tapa y verifica el estado del rotor y de los sellos".
• Verbo al principio: mide, aprieta, limpia, verifica.
• Número en lugar de adjetivo. "Aprieta bien" pasa a ser "aprieta a 45 N·m en cruz". "Holgura adecuada" pasa a ser "holgura de 0,10 a 0,15 mm".
• Foto donde haya dudas: la posición de la marca de alineación, el sentido del sello, el punto de bloqueo.
• Destaca lo crítico: el paso que, si se salta, lastima a alguien o daña el equipo.
• ¿Cabe en la pantalla de un celular? Si no cabe en una o dos páginas, divídelo en más de un procedimiento.

Ejemplo resumido: cambio de rodamientos de un motor eléctrico

1. Marca la posición de las tapas y del acoplamiento antes de desarmar.
2. Retira el acoplamiento con extractor. No uses martillo en el eje.
3. Retira los rodamientos con extractor, apoyando en el aro interior.
4. Mide el asiento del eje en dos puntos a 90°. Fuera de tolerancia: detente y avisa.
5. Calienta el rodamiento nuevo en el calentador por inducción hasta un máximo de 110 °C. No uses soplete.
6. Móntalo hasta que apoye en el resalte del eje; sostenlo hasta que se enfríe lo suficiente para no deslizarse.
7. Pon la cantidad de grasa indicada (en gramos) y cierra las tapas en las marcas.
8. Vuelve a montar el acoplamiento y alinea con reloj comparador: desvío máximo indicado en la tabla del conjunto.
9. Retira el bloqueo según el procedimiento y haz funcionar el motor durante 30 minutos.

Terminado cuando: temperatura del soporte estable, sin ruido anormal, vibración dentro del límite del equipo. Registrar en la OT: medidas del eje, valores de alineación, códigos de los rodamientos, foto y estado de los rodamientos retirados.

Cómo implantarlo sin que se vuelva papeleo

1. Empieza por lo que genera retrabajo. Mira las OT reabiertas y las fallas que vuelven. Los primeros procedimientos deben ser de esas tareas, no de todas.
2. Escríbelo con quien mejor lo hace. El técnico con más experiencia en la tarea dicta; otra persona lo ordena en el formato.
3. Pruébalo con quien nunca lo hizo. Si un técnico nuevo puede ejecutarlo solo con el procedimiento, está bien.
4. Déjalo donde ocurre el trabajo. El procedimiento debe estar adjunto a la OT, en el celular del técnico, no en una carpeta en la oficina.
5. Revísalo cuando algo cambie: repuesto nuevo, equipo modificado, falla que ocurrió aun siguiendo el paso a paso. Como mínimo, una revisión al año.

Un buen procedimiento reduce el retrabajo, acorta la capacitación de quien llega y protege el conocimiento de quien está por jubilarse. También es la acción que cierra muchos análisis de falla recurrente: cuando la causa latente es "cada uno lo hace a su manera", la corrección es un procedimiento.

En taskfield, el procedimiento se convierte en checklist dentro de la OT: el técnico marca cada paso, completa los valores medidos y adjunta fotos, incluso sin señal. Lo que se midió queda en el historial del activo.