¿Tu plan de mantenimiento funciona? 3 indicadores para demostrarlo

En el papel, todo plan de mantenimiento es bueno: preventivos bien distribuidos, frecuencias definidas, ningún correctivo previsto. En la práctica, la pregunta es otra: ¿se está cumpliendo el plan, y está evitando las fallas? Tres indicadores lo responden con números.

Los tres salen de las órdenes de trabajo: cuánto del trabajo es planificado, cuánto de lo programado se hace a tiempo y cuánto hay que rehacer. Juntos, muestran si el problema está en el plan, en la ejecución o en la calidad del trabajo.

1. Preventivo frente a correctivo

Mide cuánto del esfuerzo del equipo va a trabajo planificado (preventivo, predictivo, inspección) y cuánto va a apagar incendios (correctivo).

% correctivo = HH de correctivo ÷ HH totales de mantenimiento

% planificado = HH de preventivo, predictivo e inspección ÷ HH totales de mantenimiento

Fíjate en que la cuenta usa horas-hombre (HH), no número de OT. Un correctivo de 12 HH en un reductor pesa mucho más que tres inspecciones de 20 minutos. Y las HH no son lo mismo que las horas de reloj: dos técnicos trabajando 4 horas son 8 HH.

Ejemplo de un mes ficticio:

Tipo	HH	%
Preventivo	480	48%
Predictivo e inspección	140	14%
Correctivo	380	38%
Total	1.000

Trabajo planificado: 62%. La referencia más común es tener un 70% o más de trabajo planificado, y las operaciones de clase mundial suelen estar cerca del 80%, con un máximo de 20% de correctivo. Haz la cuenta con tus números en la calculadora de preventivo frente a correctivo.

2. Cumplimiento de la programación

Tener un 70% de preventivo en el plan no sirve de nada si la mitad no sale del papel. El cumplimiento de la programación mide cuánto de lo programado se hizo dentro del plazo.

Cumplimiento = OT programadas ejecutadas a tiempo ÷ OT programadas en el período

Ejemplo: en el mes se programaron 120 OT y 93 se hicieron a tiempo. Cumplimiento = 93 ÷ 120 = 77,5%. Una referencia habitual es estar por encima del 90%.

Cuando el cumplimiento es bajo, los motivos más comunes son:

• El correctivo "roba" al técnico que estaba asignado al preventivo.
• Repuestos o materiales que no estaban preparados ese día.
• Equipo no liberado por operación.
• Programación por encima de la capacidad: programar 150 HH en una semana en que el equipo entrega 120. El backlog muestra si esto está pasando.
• Tiempo estimado irreal: el preventivo que "lleva 1 hora" siempre lleva 3.

Dos reglas mantienen honesto este número. Registra el motivo de cada OT no ejecutada, en una lista cerrada, para saber qué causa pesa más. Y no muevas la fecha de la OT en silencio: reprogramar sin registro hace que el cumplimiento parezca excelente y esconde el atraso.

3. Retrabajo

Ejecutar a tiempo no basta si el trabajo hay que rehacerlo. El retrabajo mide la calidad de la ejecución.

% retrabajo = HH gastadas en trabajos rehechos ÷ HH totales de mantenimiento

Un caso típico: en el preventivo, el técnico cambia el acople de una bomba, pero no verifica la alineación. Dos días después, el rodamiento se calienta, la bomba se detiene y hay que rehacer el trabajo, ahora como correctivo. Todas las HH de esa segunda atención son retrabajo.

Ejemplo: en un mes con 1.000 HH, se gastaron 46 HH rehaciendo trabajos. Retrabajo = 4,6%. Lo ideal es cero; una referencia común acepta hasta un 5%.

Las causas más frecuentes de retrabajo son:

• Diagnóstico superficial: se cambió lo que estaba roto, no lo que causó la rotura.
• Repuesto equivocado, reacondicionado sin control o de calidad dudosa.
• Falta de procedimiento para montaje, torque, alineación y holguras.
• Prueba recortada: el equipo se liberó sin funcionar el tiempo necesario.
• Prisa por un backlog alto.

Para que el retrabajo aparezca en el indicador, la OT del regreso tiene que estar vinculada a la OT original. Sin ese vínculo, el regreso parece una falla nueva. Más detalles en qué anotar en la OT. Y cada retrabajo es un buen candidato para un análisis de 5 porqués.

Los tres juntos

Cada indicador por separado cuenta una parte de la historia. La combinación señala dónde actuar:

Lo que ves	Lo que suele ser
Correctivo alto y cumplimiento bajo	El correctivo se está comiendo el plan. Protege al equipo de los preventivos críticos y ataca las fallas repetitivas.
Cumplimiento alto y correctivo alto	El plan se cumple, pero no evita las fallas. Revisa qué se hace en cada preventivo, no solo si se hace.
Correctivo bajo y retrabajo alto	El plan funciona, pero se ejecuta mal. Procedimientos, capacitación y prueba antes de liberar.
Cumplimiento bajo y correctivo bajo	Plan más grande que la capacidad, o estimaciones de tiempo irreales. Ajusta la programación.
Todo dentro de la referencia	Es hora de mirar la confiabilidad y el costo por activo.

Cómo darles seguimiento

• Cierra los tres en el mismo período, de preferencia mensual, con la misma base de HH.
• Muestra los números a todo el equipo en un tablero visible. Quien genera el dato tiene que ver el resultado.
• Sigue la tendencia de tres a seis meses antes de cambiar todo el plan por un mes malo.
• Sepáralos por especialidad y por área cuando el equipo sea grande.

En taskfield, el tipo de cada OT, las horas de cada técnico y el vínculo con la OT anterior quedan registrados desde la app, y los tres indicadores salen listos por período, sin planilla paralela.