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Backlog de mantenimiento: cómo calcularlo y leer la tendencia
Qué es el backlog de mantenimiento, cómo calcularlo en semanas con un ejemplo, por qué separarlo por especialidad y qué indica cada forma de la curva.
El backlog no es la lista de OT atrasadas. Es la respuesta a una pregunta simple: si desde hoy no entrara ninguna solicitud nueva, ¿cuántas semanas tardaría el equipo en terminar todo lo que ya tiene en cartera?
Esa respuesta dice si el equipo tiene el tamaño correcto para la demanda. Un backlog que no para de crecer avisa, con semanas de anticipación, que van a faltar manos. Un backlog que no para de bajar puede significar un equipo ocioso o solicitudes que no se están convirtiendo en OT.
El tanque de agua
La forma más fácil de entender el backlog es pensar en un tanque de agua. Al tanque entran las solicitudes nuevas: correctivos, preventivos generados por el plan, mejoras, pedidos de operación. Del tanque sale lo que el equipo ejecuta. El nivel del tanque es el backlog.
Si entra más de lo que sale, el nivel sube. Si sale más de lo que entra, baja. Lo que le interesa al responsable no es solo el nivel de hoy, sino hacia dónde va.
Cómo calcularlo
La cuenta tiene dos partes:
- Cartera: suma de las horas estimadas (en horas-hombre, HH) de todas las OT abiertas, en cualquier estado: esperando planificación, planificadas, programadas, esperando repuesto y en ejecución. Solo quedan fuera las cerradas y las canceladas.
- Capacidad: HH que el equipo puede entregar por semana. Es el número de técnicos × horas por semana × un factor de productividad.
Backlog (semanas) = HH de la cartera ÷ HH disponibles por semana
El factor de productividad existe porque nadie pasa el 100% del turno con la herramienta en la mano. Traslados, búsqueda de repuestos, reuniones, capacitación y espera de liberación consumen parte del tiempo. Son comunes valores entre 65% y 80%. Si no tienes el número medido, empieza con 70% y ajústalo cuando tengas los registros de horas. El artículo qué anotar en la OT explica cómo medirlo.
Ejemplo paso a paso
Un equipo ficticio de 4 técnicos, 44 horas por semana cada uno, con una productividad del 75%:
- Capacidad: 4 × 44 × 0,75 = 132 HH por semana.
La cartera de hoy:
| Estado de las OT | HH estimadas |
|---|---|
| Esperando planificación | 90 |
| Planificadas, sin fecha | 180 |
| Programadas | 130 |
| Esperando repuesto | 40 |
| Total de la cartera | 440 |
Backlog = 440 ÷ 132 = 3,3 semanas. El rango más citado como sano va de 2 a 4 semanas: trabajo suficiente para planificar con calma, sin dejar solicitudes esperando demasiado. Puedes rehacer la cuenta con tus números en la calculadora de backlog.
Un backlog por debajo de 2 semanas parece excelente, pero revisa antes de celebrar: puede ser un equipo sobredimensionado o, más a menudo, solicitudes que llegan por teléfono o WhatsApp y nunca se convierten en OT. La demanda que no se registra no aparece en el tanque.
Sepáralo por especialidad
El backlog general puede esconder un problema serio. En el mismo ejemplo, divide el equipo en 2 mecánicos y 2 electricistas:
| Especialidad | Cartera (HH) | Capacidad (HH/semana) | Backlog |
|---|---|---|---|
| Mecánica | 340 | 66 | 5,2 semanas |
| Eléctrica | 100 | 66 | 1,5 semanas |
| General | 440 | 132 | 3,3 semanas |
El número general está en el rango sano, pero mecánica está sobrecargada y eléctrica tiene holgura. La decisión cambia por completo: en lugar de contratar, quizá convenga capacitar a un electricista en trabajos mecánicos simples, o tercerizar solo el pico de mecánica. Siempre que puedas, sigue el backlog por especialidad: mecánica, eléctrica, instrumentación, refrigeración, calderería.
Lee la tendencia, no solo el número
Un backlog de 3 semanas puede ser excelente o pésimo, según dónde estaba hace un mes. Pon el valor semanal en un gráfico y observa la forma de la curva:
| Forma de la curva | Qué suele significar | Qué hacer |
|---|---|---|
| Estable dentro del rango | Demanda y capacidad equilibradas | Mantener; usar la holgura para mejoras |
| Subiendo sin parar | Entra más trabajo del que el equipo puede entregar | Volver a priorizar, tercerizar picos, atacar los correctivos repetitivos |
| Bajando sin parar | Equipo por encima de la demanda, o solicitudes fuera del sistema | Revisar que la demanda se convierta en OT; adelantar preventivos y mejoras |
| Estable, pero alto | Cartera inflada, con OT viejas que nadie va a hacer | Depurar la cartera: OT duplicadas, obsoletas, sin dueño |
| Picos y valles | Paradas programadas, estacionalidad o crisis de correctivos | Planificar la capacidad extra antes del pico |
Cuando el backlog está alto
Las horas extra son la primera idea y casi siempre la peor: cansan al equipo, aumentan el retrabajo y no resuelven la causa. Antes, prueba en este orden:
- Depurar la cartera. OT duplicadas, solicitudes que perdieron sentido y trabajos ya hechos pero no cerrados inflan el número.
- Volver a priorizar por criticidad del activo. Lo que detiene la producción o afecta la seguridad va primero; el resto espera.
- Atacar los correctivos que se repiten. Un equipo que falla todas las semanas alimenta el tanque sin parar. Un análisis de causa raíz en él reduce la entrada.
- Revisar el plan de preventivo. Las frecuencias exageradas consumen HH sin una ganancia real.
- No programar por encima de la capacidad. Programar 160 HH en una semana en que el equipo entrega 132 es garantizar atrasos. La programación debe caber en la capacidad real.
- Solo entonces, tercerizar el pico o ampliar el equipo.
En taskfield, el backlog se calcula a partir de las OT abiertas y de las horas estimadas en cada una, por especialidad, y la curva semanal queda en el panel. Nadie tiene que armar la planilla a fin de mes.
Resumen
- El backlog es cuánto tardaría el equipo en vaciar la cartera si no entrara ninguna solicitud nueva.
- Cuenta: HH de todas las OT abiertas ÷ HH disponibles por semana (técnicos × horas × productividad).
- El rango sano más citado va de 2 a 4 semanas; por debajo, revisa si la demanda se está registrando.
- Síguelo por especialidad: el número general puede esconder un área sobrecargada.
- La tendencia de la curva vale más que el valor de una semana.
- Antes de las horas extra, depura la cartera, vuelve a priorizar y ataca los correctivos repetitivos.
Calcula ahora. Haz la cuenta con tus propios números en las calculadoras gratuitas:
