Seu plano de manutenção funciona? 3 indicadores para provar

No papel, todo plano de manutenção é bom: preventivas bem distribuídas, frequências definidas, nenhuma corretiva prevista. Na prática, a pergunta é outra: o plano está sendo cumprido, e está evitando as falhas? Três indicadores respondem isso com números.

Os três saem das ordens de serviço: quanto do trabalho é planejado, quanto do programado é feito no prazo e quanto precisa ser refeito. Juntos, mostram se o problema está no plano, na execução ou na qualidade do serviço.

1. Preventiva × corretiva

Mede quanto do esforço da equipe vai para trabalho planejado (preventiva, preditiva, inspeção) e quanto vai para apagar incêndio (corretiva).

% corretiva = HH de corretiva ÷ HH total de manutenção

% planejada = HH de preventiva, preditiva e inspeção ÷ HH total de manutenção

Repare que a conta usa homem-hora (HH), não número de OS. Uma corretiva de 12 HH num redutor pesa muito mais do que três inspeções de 20 minutos. E HH não é a mesma coisa que hora de relógio: dois técnicos trabalhando 4 horas são 8 HH.

Exemplo de um mês fictício:

Tipo	HH	%
Preventiva	480	48%
Preditiva e inspeção	140	14%
Corretiva	380	38%
Total	1.000

Trabalho planejado: 62%. A referência mais comum é ter 70% ou mais de trabalho planejado, e as operações de classe mundial costumam ficar perto de 80%, com no máximo 20% de corretiva. Faça a conta com seus números na calculadora de preventiva × corretiva.

2. Aderência à programação

Ter 70% de preventiva no plano não adianta se metade dela não sai do papel. A aderência à programação mede quanto do que foi programado foi feito dentro do prazo.

Aderência = OS programadas executadas no prazo ÷ OS programadas no período

Exemplo: no mês, 120 OS foram programadas e 93 foram feitas no prazo. Aderência = 93 ÷ 120 = 77,5%. Uma referência usual é ficar acima de 90%.

Quando a aderência está baixa, os motivos mais comuns são:

• Corretiva "roubando" o técnico que estava escalado para a preventiva.
• Peça ou material que não estava separado no dia.
• Equipamento não liberado pela operação.
• Programação acima da capacidade: programar 150 HH numa semana em que a equipe entrega 120. O backlog mostra se isso está acontecendo.
• Tempo estimado irreal: a preventiva que "leva 1 hora" sempre leva 3.

Duas regras deixam esse número honesto. Registre o motivo de cada OS não executada, numa lista fechada, para saber qual causa pesa mais. E não empurre a data da OS em silêncio: reprogramar sem registro faz a aderência parecer ótima e esconde o atraso.

3. Retrabalho

Executar no prazo não basta se o serviço precisa ser refeito. O retrabalho mede a qualidade da execução.

% retrabalho = HH gasto em serviços refeitos ÷ HH total de manutenção

Um caso típico: na preventiva, o técnico troca o acoplamento de uma bomba, mas não confere o alinhamento. Dois dias depois, o rolamento esquenta, a bomba para e o serviço precisa ser refeito, agora como corretiva. Todo o HH desse segundo atendimento é retrabalho.

Exemplo: num mês com 1.000 HH, 46 HH foram gastos refazendo serviços. Retrabalho = 4,6%. O ideal é zero; uma referência comum aceita até 5%.

As causas mais frequentes de retrabalho são:

• Diagnóstico raso: trocou-se o que estava quebrado, não o que causou a quebra.
• Peça errada, recondicionada sem controle ou de qualidade duvidosa.
• Falta de procedimento para montagem, torque, alinhamento e folga.
• Teste cortado: o equipamento foi liberado sem rodar o tempo necessário.
• Pressa por causa de um backlog alto.

Para o retrabalho aparecer no indicador, a OS do retorno precisa estar ligada à OS original. Sem esse vínculo, o retorno parece uma falha nova. Veja mais em o que anotar na OS. E cada retrabalho é um bom candidato a uma análise de 5 porquês.

Lendo os três juntos

Cada indicador sozinho conta parte da história. A combinação aponta onde agir:

O que você vê	O que costuma ser
Corretiva alta e aderência baixa	A corretiva está comendo o plano. Proteja a equipe das preventivas críticas e ataque as falhas repetitivas.
Aderência alta e corretiva alta	O plano é cumprido, mas não evita as falhas. Revise o que se faz em cada preventiva, não só se ela é feita.
Corretiva baixa e retrabalho alto	O plano roda, mas mal executado. Procedimento, treinamento e teste antes de liberar.
Aderência baixa e corretiva baixa	Plano maior que a capacidade, ou estimativas de tempo irreais. Ajuste a programação.
Tudo dentro da referência	Hora de olhar para confiabilidade e custo por ativo.

Como acompanhar

• Feche os três no mesmo período, de preferência mensal, com a mesma base de HH.
• Mostre os números para toda a equipe num quadro de gestão à vista. Quem gera o dado precisa ver o resultado.
• Acompanhe a tendência de três a seis meses antes de mudar o plano inteiro por causa de um mês ruim.
• Separe por especialidade e por área quando a equipe for grande.

No taskfield, o tipo de cada OS, as horas de cada técnico e o vínculo com a OS anterior ficam registrados pelo aplicativo, e os três indicadores saem prontos por período, sem planilha paralela.