O que anotar na ordem de serviço para o indicador não mentir

Todo indicador que o gerente cobra na reunião nasce numa ordem de serviço preenchida no campo. Se a OS sai com horário chutado, equipamento genérico e causa "quebrou", o MTBF, o MTTR e o backlog saem errados junto, e as decisões tomadas em cima deles também.

Este artigo é para quem preenche a OS: o técnico, o mecânico, o eletricista. Não é sobre burocracia. É sobre o que cada campo vira depois, e sobre os poucos cuidados que fazem o número refletir o que de fato aconteceu no equipamento.

Da OS ao indicador: o caminho do dado

O caminho é sempre o mesmo: a manutenção executa o serviço, o técnico registra o que fez, alguém (ou um sistema) organiza os registros e o indicador sai no fim. Não existe atalho. Um indicador nunca é melhor do que o dado que entrou na ponta.

Veja para onde vai cada campo que você preenche:

Campo da OS	Vira
Horário da falha e da abertura	MTTR e tempo de detecção
Início e fim do serviço	MTTR, tempo com a chave na mão
Tipo (corretiva, preventiva, preditiva)	% de corretiva, aderência ao plano
Equipamento (tag)	MTBF por ativo, equipamentos com falha repetida
Quem trabalhou e por quanto tempo	Homem-hora (HH), backlog, produtividade
Causa e solução	Análise de falhas, plano de preventiva
Peças e materiais	Custo de manutenção por ativo
Vínculo com OS anterior	Retrabalho

Repare que quase todo indicador depende de dois ou três campos ao mesmo tempo. Basta um deles errado para estragar a conta.

Os 7 erros que mais estragam o indicador

1. Horário anotado de memória

A OS é preenchida no fim do dia e os horários ficam "redondos": 8h, 10h, 14h. O MTTR passa a medir a memória de quem anotou, não o tempo de máquina parada. Marque o horário na hora em que acontece: chegada, início, fim. Pelo celular, isso leva um toque.

2. Parada que não é falha contada como falha

MTBF e MTTR só consideram paradas por falha. Máquina parada por falta de programação, setup, troca de produto, preventiva ou inspeção não entra na conta. Se você abre corretiva para tudo o que fez a máquina parar, o MTBF cai e o MTTR sobe sem que nada tenha quebrado. Na dúvida, registre o motivo real da parada e deixe a classificação clara.

3. Tipo de serviço errado

Na preventiva você achou um rolamento com folga e trocou na mesma visita. Isso é uma corretiva encontrada durante a preventiva. Se tudo vai para a mesma OS de preventiva, a falha some do histórico do equipamento e a % de corretiva fica melhor do que é. O mais limpo é abrir uma OS de corretiva vinculada à preventiva, ou marcar o achado num campo próprio.

4. Equipamento genérico

"Bomba", "área da caldeira", "elevador do bloco B". Sem a tag do ativo, não dá para calcular o MTBF de cada equipamento nem descobrir qual deles quebra sempre. É justamente esse equipamento repetente que mais merece atenção, e é ele que desaparece quando a OS aponta para a área em vez do ativo.

5. Horas em vez de homem-hora

Dois técnicos trabalharam 4 horas juntos num redutor. O equipamento ficou parado 4 horas, mas o serviço consumiu 8 homem-hora (HH). As duas informações importam: a primeira vai para o MTTR, a segunda para o backlog, a produtividade e a divisão entre preventiva e corretiva. Registre quem participou e por quanto tempo cada um trabalhou.

6. Causa "defeito"

"Quebrou", "defeito", "trocado". Esse tipo de registro não ajuda ninguém a evitar a próxima falha. Escreva o que viu e o que fez: "rolamento lado acoplado travado por falta de lubrificação; trocado e relubrificado o lado oposto". Com isso dá para fazer uma análise de causa raiz e ajustar o plano de preventiva.

7. Retorno sem vínculo

A mesma falha voltou dois dias depois e alguém abriu uma OS nova, sem ligação com a anterior. O retrabalho fica invisível: parece uma falha nova, não um serviço que precisou ser refeito. Quando o problema voltar, ligue a OS nova à anterior.

Tempo com a chave na mão

Um dos indicadores que dependem dos seus apontamentos é a produtividade da mão de obra, também chamada de wrench time: a parte do turno em que você está de fato executando manutenção.

Esse número não serve para cobrar o técnico. Ele mostra quanto tempo a equipe perde com coisas que não dependem dela. Veja um turno de 8 horas (480 minutos), fictício mas comum:

Atividade	Minutos
Executando serviço	270
Deslocamento entre serviços	60
Buscando peça e ferramenta no almoxarifado	50
Esperando liberação da área ou do equipamento	40
Preenchendo papel e passando informação	30
Reunião, DDS e outros	30
Total	480

A produtividade é 270 ÷ 480 = 56%. Os outros 44% não são "corpo mole". São peça que não estava separada, área que não foi liberada e papel que poderia ser preenchido no celular. Quando você registra esses motivos, a gestão enxerga onde investir: kit de peças separado antes do serviço, liberação combinada com a operação, roteiro que agrupa atendimentos próximos.

O mínimo que toda OS precisa ter

• Equipamento pela tag, não pela área.
• Tipo de serviço correto: corretiva, preventiva, preditiva, inspeção, melhoria.
• Horários marcados na hora: falha (se for corretiva), chegada, início e fim.
• Quem trabalhou e quanto tempo cada um.
• O que foi encontrado e o que foi feito, em frase curta e específica.
• Peças e materiais usados, com quantidade.
• Vínculo com a OS anterior, quando for retorno.
• Motivo da espera, quando o serviço parou por peça, liberação ou aprovação.

Parece muito, mas num aplicativo bem feito a maior parte é um toque: horário com um botão, equipamento lido pelo QR code, tipo e motivo escolhidos numa lista. No taskfield, o técnico registra tudo isso pelo celular, mesmo sem sinal, e o sistema monta os indicadores sozinho. Ninguém precisa digitar a mesma OS de novo numa planilha.