Was in den Arbeitsauftrag gehört, damit die Kennzahl nicht lügt

Jede Kennzahl, die in der Besprechung eingefordert wird, entsteht in einem Arbeitsauftrag, der vor Ort ausgefüllt wurde. Geht der Auftrag mit geschätzter Uhrzeit, allgemeiner Anlagenangabe und der Ursache „kaputt“ raus, sind MTBF, MTTR und Backlog gleich mit falsch, und die Entscheidungen, die darauf beruhen, ebenso.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die den Arbeitsauftrag ausfüllen: Techniker, Mechaniker, Elektriker. Es geht nicht um Bürokratie. Es geht darum, was aus jedem Feld später wird, und um die wenigen Handgriffe, mit denen die Zahl wiedergibt, was an der Anlage wirklich passiert ist.

Vom Auftrag zur Kennzahl: der Weg der Daten

Der Weg ist immer derselbe: Die Instandhaltung führt die Arbeit aus, der Techniker erfasst, was er getan hat, jemand (oder ein System) ordnet die Einträge, und am Ende steht die Kennzahl. Eine Abkürzung gibt es nicht. Eine Kennzahl ist nie besser als die Daten, die am Anfang hineinkommen.

So sehen Sie, wohin jedes Feld geht, das Sie ausfüllen:

Feld im Auftrag	Wird zu
Zeitpunkt des Ausfalls und der Eröffnung	MTTR und Erkennungszeit
Beginn und Ende der Arbeit	MTTR, Zeit mit dem Werkzeug in der Hand
Art (korrektiv, vorbeugend, vorausschauend)	% korrektiv, Planerfüllung
Anlage (Anlagenkennzeichen)	MTBF je Anlage, Anlagen mit wiederkehrenden Ausfällen
Wer gearbeitet hat und wie lange	Personenstunden (Ph), Backlog, Produktivität
Ursache und Lösung	Fehleranalyse, Wartungsplan
Teile und Material	Instandhaltungskosten je Anlage
Verknüpfung mit vorherigem Auftrag	Nacharbeit

Fast jede Kennzahl hängt von zwei oder drei Feldern gleichzeitig ab. Ein einziges falsches Feld reicht, um die Rechnung zu verderben.

Die 7 Fehler, die Kennzahlen am häufigsten verderben

1. Uhrzeit aus dem Gedächtnis

Der Auftrag wird am Ende des Tages ausgefüllt, und die Uhrzeiten sind „rund“: 8 Uhr, 10 Uhr, 14 Uhr. Die MTTR misst dann das Gedächtnis dessen, der eingetragen hat, nicht die Stillstandszeit der Maschine. Erfassen Sie die Uhrzeit, wenn es passiert: Ankunft, Beginn, Ende. Auf dem Smartphone ist das ein Fingertipp.

2. Stillstand ohne Ausfall als Ausfall gezählt

MTBF und MTTR berücksichtigen nur Stillstände durch Ausfälle. Steht die Maschine wegen fehlender Auftragsplanung, Rüsten, Produktwechsel, Wartung oder Inspektion, zählt das nicht. Eröffnen Sie für alles, was die Maschine angehalten hat, einen korrektiven Auftrag, sinkt die MTBF und steigt die MTTR, ohne dass etwas kaputtgegangen ist. Im Zweifel erfassen Sie den tatsächlichen Grund des Stillstands und machen die Einordnung eindeutig.

3. Falsche Auftragsart

Bei der Wartung finden Sie ein Lager mit Spiel und tauschen es beim selben Besuch. Das ist ein korrektiver Befund während der Wartung. Landet alles im selben Wartungsauftrag, verschwindet der Ausfall aus der Anlagenhistorie, und der Korrektivanteil sieht besser aus, als er ist. Am saubersten ist ein korrektiver Auftrag, der mit der Wartung verknüpft ist, oder ein eigenes Feld für den Befund.

4. Allgemeine Anlagenangabe

„Pumpe“, „Bereich Kessel“, „Aufzug Haus B“. Ohne Anlagenkennzeichen lässt sich weder die MTBF jeder Anlage berechnen noch herausfinden, welche ständig ausfällt. Gerade diese Wiederholungstäterin verdient die meiste Aufmerksamkeit, und genau sie verschwindet, wenn der Auftrag auf den Bereich statt auf die Anlage zeigt.

5. Stunden statt Personenstunden

Zwei Techniker haben 4 Stunden gemeinsam an einem Getriebe gearbeitet. Die Anlage stand 4 Stunden, aber die Arbeit hat 8 Personenstunden (Ph) verbraucht, also Arbeitsstunden aller Beteiligten zusammen. Beide Angaben zählen: Die erste geht in die MTTR, die zweite in Backlog, Produktivität und die Aufteilung zwischen geplanter und korrektiver Instandhaltung. Erfassen Sie, wer beteiligt war und wie lange jeder gearbeitet hat.

6. Ursache „Defekt“

„Kaputt“, „Defekt“, „getauscht“. Solche Einträge helfen niemandem, den nächsten Ausfall zu verhindern. Schreiben Sie, was Sie gesehen und getan haben: „Lager kupplungsseitig wegen fehlender Schmierung festgelaufen; getauscht, Gegenseite nachgeschmiert“. Damit lässt sich eine Ursachenanalyse durchführen und der Wartungsplan anpassen.

7. Wiederkehr ohne Verknüpfung

Derselbe Ausfall kam zwei Tage später wieder, und jemand hat einen neuen Auftrag eröffnet, ohne Bezug zum vorherigen. Die Nacharbeit wird unsichtbar: Es sieht wie ein neuer Ausfall aus, nicht wie eine Arbeit, die wiederholt werden musste. Kommt das Problem zurück, verknüpfen Sie den neuen Auftrag mit dem vorherigen.

Zeit mit dem Werkzeug in der Hand

Eine der Kennzahlen, die von Ihren Zeitrückmeldungen abhängen, ist die Produktivität der Arbeitszeit, auch Wrench Time genannt: der Anteil der Schicht, in dem Sie tatsächlich Instandhaltung ausführen.

Diese Zahl dient nicht dazu, den Techniker unter Druck zu setzen. Sie zeigt, wie viel Zeit das Team mit Dingen verliert, die nicht in seiner Hand liegen. Hier eine fiktive, aber typische Schicht von 8 Stunden (480 Minuten):

Tätigkeit	Minuten
Arbeit ausführen	270
Wege zwischen den Einsätzen	60
Teile und Werkzeug im Lager holen	50
Warten auf Freigabe des Bereichs oder der Anlage	40
Papier ausfüllen und Informationen weitergeben	30
Besprechung, Sicherheitsunterweisung und Sonstiges	30
Gesamt	480

Die Produktivität beträgt 270 ÷ 480 = 56 %. Die übrigen 44 % sind keine Faulheit. Es sind Teile, die nicht bereitlagen, Bereiche, die nicht freigegeben waren, und Papier, das sich auch auf dem Smartphone ausfüllen ließe. Wenn Sie diese Gründe erfassen, sieht die Leitung, wo sich Investitionen lohnen: vorab kommissionierte Teilekits, mit dem Betrieb abgestimmte Freigaben, Touren, die nahe Einsätze bündeln.

Das Minimum, das jeder Auftrag braucht

• Anlage per Anlagenkennzeichen, nicht per Bereich.
• Richtige Auftragsart: korrektiv, vorbeugend, vorausschauend, Inspektion, Verbesserung.
• Zeitpunkte im Moment erfasst: Ausfall (bei korrektiven Aufträgen), Ankunft, Beginn und Ende.
• Wer gearbeitet hat und wie lange jeder.
• Was gefunden und was getan wurde, in einem kurzen, konkreten Satz.
• Verwendete Teile und Material, mit Menge.
• Verknüpfung mit dem vorherigen Auftrag, wenn es eine Wiederkehr ist.
• Grund der Wartezeit, wenn die Arbeit wegen Teil, Freigabe oder Genehmigung stand.

Das klingt nach viel, aber in einer gut gemachten App ist das meiste ein Fingertipp: Uhrzeit per Knopf, Anlage per QR-Code, Art und Grund aus einer Liste. In taskfield erfasst der Techniker all das auf dem Smartphone, auch ohne Netz, und das System erstellt die Kennzahlen selbst. Niemand muss denselben Auftrag noch einmal in eine Tabelle abtippen.